De Autoriteit Persoonsgegevens onderzoekt registratie datalekken.
De Autoriteit Persoonsgegevens deed onderzoek naar de registratie van datalekken bij overheidsorganisaties.
Deze registratie is verplicht op basis van de AVG.
De AP komt tot de volgende tips voor de juiste registratie. Mooi te weten: uw Comfort of Compleet pakket van Waveland/VvAA biedt alle mogelijkheden die hieronder worden genoemd…. U kunt dus intern (of soms extern) goed melden.
Wel is nodig dat u u interne organisatie portaal van Waveland daadwerkelijk gebruikt! Het is een intern organisatie-portaal. Gebruik het!
TIP: De onderstaande vragen staan allemaal in het download formulier ‘registratie datalekken’ in afdeling ‘Incidenten’ van uw portaal. De ingevulde registratie slaat u op onder ‘dossier’.
Tien tips (van de AP) voor een goede registratie
(bron: de website van de Autoriteit Persoonsgegevens)
De beoordeling van de registraties leiden tot de volgende lijst met praktische tips voor een goede registratie:
- Omschrijf incidenten, de gevolgen en de corrigerende maatregelen duidelijk en volledig;
- Maak expliciet onderscheid tussen corrigerende en preventieve maatregelen. Leg corrigerende maatregelen altijd vast in het datalekregister. Het kan nuttig zijn deze maatregelen mee te nemen in de plan-do-check/learn-act cyclus;
- Voorkom versnippering van registraties; maak één overzichtelijke registratie die voor elk organisatieonderdeel tot op hetzelfde inhoudelijke detailniveau wordt ingevuld. Overweeg bijvoorbeeld om de registratie inzichtelijk te maken voor alle medewerkers zodat zij het registratieoverzicht kunnen consulteren voordat zij zelf iets registreren;
- Neem per incident op of de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) betrokken is, en zo ja in welke mate. Elke overheidsorganisatie heeft verplicht een FG.
- Neem per incident op of het datalek is gemeld bij de AP en betrokkenen en motiveer daarbij waarom dat wel of niet is gebeurd;
- Wees transparant richting getroffen personen als er een datalek is geweest. Communiceer hier doeltreffend en tijdig over. Bewaar het bewijs van die mededeling en neem deze op in de registratie.
- Stel een handleiding op of verzorg een training voor de medewerkers die de datalekregistratie invullen. Deze instructie kan onderdeel uitmaken van een gedocumenteerde meldingsprocedure voor de meldplicht datalekken.
- Leg vast welke andere organisaties betrokken zijn geweest bij een inbreuk (bijvoorbeeld medeverwerkingsverantwoordelijken, verwerkers of sub-verwerkers). Dit is handig als een organisatie nieuwe verwerkersovereenkomsten sluit met de desbetreffende verwerkers.
- Overweeg datalekken in te delen naar aard, gevolgen en betrokkenen en mogelijke maatregelen;
- Bespreek de datalekregistratie regelmatig op het juiste niveau binnen de organisatie als onderdeel van een plan-do-check/learn-act cyclus. Zo kunnen organisaties leren van fouten. De FG kan bij deze besprekingen een actieve rol vervullen.
(Bron: de website van de Autoriteit Persoonsgegevens)
Met vriendelijke groet,
mr. Benedikt Marijnen
